ACTIVIDAD 1. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

MILAGROS BARRETO

CI. 25873339

TRAYECTO II FASE I CONTADURIA

ORIGEN Y ANTECEDENTES

     La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.

     La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.

     Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Sistemas a las funciones de contabilidad y auditoria con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

     La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

DEFINICIÓN

Las organizaciones son estructuras administrativas creadas para lograr metas u objetivos por medio de los organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por sistemas de interrelaciones que cumplen funciones especializadas. También es un convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico..

NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

    La creación de esta estructura, la cual determina las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social, Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración y se puede destacar de la siguiente manera; estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnostico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos. El analista de organización y sistemas comprende actividades que analice la documentación de los procesos de diferentes áreas de la organización.

       También determina normas, sistemas y procedimientos necesarios en la institución, realización entrevistas con el personal de la institución, estudia sistemas vigentes y los actualiza de acuerdo a las necesidades de la unidad, propone elabora e implanta nuevos sistemas administrativos necesarios en la institución, vela por el mantenimiento de los programas de organización y sistemas, supervisa el trabajo del personal a su cargo, opera un micro computador para ingresar información cumple con las normas y procedimientos en materia de inseguridad integral establecidas por la organización, elabora informes periódicos de las actividades realizadas y por ultimo realiza cualquier otra tarea a fin que le sea asignada.

CARACTERÍSTICAS DE LOS ANÁLISIS DE ORGANIZACIÓN Y  SISTEMAS

Conocer el suceso o la situación que se analiza.

 Describir tal hecho o situación.

 desarreglar con el fin de conocer los detalles y aspectos.  

comprobar críticamente y analizar cada elemento o componente del suceso específico en estudio.

 Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías.

Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.

  Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y politicas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

PERFIL DE ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

          El perfil de un analista debe poseer las siguientes características generales y particulares:

Poseer capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores, ser creativo, hábil y auto confiable.

Poseer facilidades para las relaciones humanas, tener habilidad en la elaboración de flujo-gramas, organigramas formularios, encuestas, entrevistas, redactar informes técnicos entre otros.

Es importante estas habilidades cuando se trata de recopilar información ver las soluciones a medida que estudia cada uno de los problemas, creando así mejores funciones en la organización cada vez que se implemente cada una de estas, por lo cual debe ganar la aprobación de su trabajo.

Tipos de sistemas de organización

Organización Lineal o Militar: Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.

Organización Funcional o de Taylor : Consiste en dividir el trabajo y establecer tareas desde el gerente hasta el obrero.

Ventajas:

Organización Lineo- funcional: Es una combinación entre Organización Lineal y Funcional lineal representa la responsabilidad y autoridad a través de un solo jefe mientras que funcional la especialización de cada una de las actividades y tareas es un a función.

Organización staf: Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.

Organización matricial: Se basa en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

Organización divisional: Utiliza la departamentalización en base a productos, áreas o clientes. Y esos departamentos se les denomina divisiones porque tienen autonomía, tienen capacidad para tomar decisiones referentes a su producto, a su mercado o a su área geográfica.

Organización por comités: Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.

Organización por equipos de trabajo: El equipo es creado para una operación determinada, y está compuesto en su mayor parte por personas sobre las que no tiene poder jerárquico, provenientes de diversos departamentos o especialidades, y que ha de funcionar como un todo armónico y ser capaz de conseguir los resultados esperados que, r definición, son complejos, inusuales y arriesgados.

Organización virtual: Esta se refiere a una estructura que promueve la realización de alianzas temporales entre personas, instituciones y empresas con el propósito de realizar tareas específicas enlazadas mediante el empleo de las tecnologías de la sociedad de la información, siguiendo esquemas que reducen los costes y facilitan el acceso a las capacidades y recursos de las partes involucradas.

Organización por redes: Es un modelo de organización vigente en una compañía, y su conversión en un modelo adaptado a las nuevas tecnologías y con capacidad de aprovechar al máximo las ventajas de una organización en red, suponen establecer unas “reglas del juego” distintas a las actuales.

TIPOS DE SISTEMAS

Sistemas a nivel operativo
     sistemas a nivel del conocimiento
     sistemas a nivel administrativo
Sistemas a nivel medio

CLASIFICACIÓN

Según la titularidad del capital de la empresa:

• Empresa privada: Es aquella que corresponde a particulares.
• Empresa pública: El estado, u otros entes públicos son los propietarios.
• Empresa mixta: La propiedad es compartida entre los particulares y el estado o entes públicos.

Según el número de propietarios:

• Empresa unipersonal: La propiedad corresponde a una sola persona.
• Empresa societaria: Los propietarios son dos o más personas que se asocian para desarrollar una actividad en común.

Según los sectores de actividad:

• Empresa del sector primario: Su actividad se relaciona con los recursos naturales.
• Empresas del sector secundario: Su actividad se relaciona con las industrias, o la transformación de bienes.
• Empresas del sector terciario: Su actividad se relaciona con la prestación de servicios.

Según la dimensión de la empresa:

• Grandes: están conformadas por más de 400 trabajadores.
• Medianas: están conformadas por entre 50 y 400 trabajadores.
• Pequeñas: poseen menos de 50 trabajadores.

Según su personalidad jurídica:

• Personalidad física: La empresa individual y su propietario tienen la misma personalidad.
• Personalidad jurídica: Es cuando la personalidad de los propietarios no es la misma que la de la organización o sociedad.

Según su naturaleza jurídica:

Asociaciones y sociedades civiles, sociedades de personas, colectivas, en comandita, de capital e industrial, de responsabilidad limitadas, de capital por acciones, anónima, en comandita por acciones, de economía mixta, sociedades cooperativas, etc.

Según su relación o vínculos con otras empresas:

• Independientes: aquellas que no mantienen relaciones o vínculos con ninguna otra empresa.
• Vinculadas sin relación de dependencia: Aquellas en las que la participación del capital es superior al 10% pero inferior al 50%. En ellas existe un vínculo pero no una relación de dependencia ya que no se posee el control absoluto.
• Controlantes y controladas: Las primeras son llamadas principales, poseen más del 50% del capital de otra, influyendo en sus decisiones y el control de la misma. Las segundas son dependientes, es decir que el capital, el control, y las decisiones están en manos de otros.

Según el origen de su capital:

• Empresas nacionales: Los capitales son de propietarios del propio país.
• Empresas extranjeras: Los capitales provienen de otros países
• Según su ámbito geográfico:
• Globales, nacionales, regionales, locales.