ACTIVIDAD 3. NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

MILAGROS BARRETO

CI. 25873339

TRAYECTO II FASE I CONTADURÍA

DEFINICIÓN 

Las normas son reglas de conductas que nos imponen un determinado modo de obrar o de abstenernos. Las normas pueden ser establecidas desde el propio individuo que se las auto impone, y en este caso son llamadas normas autónomas, como sucede con las éticas o morales. Así, una persona ayuda a un necesitado porque se lo ordena su propia conciencia, y cuyo castigo también es personal, y está dado por el remordimiento

TIPOS Y CLASIFICACIÓN

NORMAS MORALES: son las que el ser humano realiza en forma consciente, libre y responsable con el propósito de hacer el bien, son propias del ser humano y su sanción, en caso de incumplimiento, hemos de responder a nosotros mismos y la sanción o castigo es el remordimiento de conciencia.

NORMAS DE TRATO SOCIAL (SOCIALES): son reglas creadas por la sociedad y cuyo incumplimiento trae el rechazo por parte del grupo social. Estas responden también a la denominación de usos sociales, reglas de trato externo o la de los convencionalismos sociales. Estas reglas pueden presentarse en forma consuetudinaria, como mandatos de la colectividad, como comportamientos necesarios en algunos grupos. Son ciertas prácticas admitidas en la sociedad. Universidad del Desarrollo Profesional Preparatoria Derecho

 NORMAS RELIGIOSAS: están integradas por el conjunto de normas manifestadas al hombre por Dios. Son preceptos obligatorios que regulan la conducta del hombre en relación con la divinidad, emanan directamente de Dios o de sus representantes en la Tierra, cuyo cumplimiento está impuesto por la fé. Las normas religiosas, por su naturaleza, participan en gran parte de los rasgos de las normas morales, ya que el contenido de ambas tiene como fin los aspectos interiores de los individuos.

NORMAS JURÍDICAS: Son reglas de conducta de carácter obligatorio que han sido o creadas por un órgano reconocido por el Estado y cuyo incumplimiento trae como consecuencia la aplicación de la fuerza (coercivamente). En esta clase de normas no importa la voluntad del sujeto a quien van dirigidas para su cumplimiento ya que es indiferente que este de acuerdo o no en acatarlas, pues la característica esencial de las normas jurídicas es la obligatoriedad y la posibilidad que tiene la autoridad de hacerlas cumplir por medio de la fuerza. Tanto las normas morales como las normas jurídicas se encaminan a la creación del orden; pero es diferente el orden propio de la moral del orden característico de las normas jurídicas. Los mandatos contenidos en las normas morales tienen una finalidad ética, pues solo buscan la realización del bien, por lo que se dirigen a la conciencia de los individuos.

 

PROCEDIMIENTOS:

Es el conjunto de trámites o actos formalmente definido y documentado a través del cual se produce la voluntad administrativa para el cumplimiento de un fin de interés público. En el ámbito jurídico también se habla de procedimiento judicial, en referencia a las actuaciones que se llevan a cabo desde el inicio del mismo y hasta el final (la sentencia, el fallo).

CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS

•  su aplicación va a depender de cada situación en particular.
• Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.
• Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
•  se enfoca en las siguientes características de procedimientos:
• Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.
• Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.
• Por no ser una actividad específica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

SEGÚN EL GRADO DE TRANSVERSALIDAD

• Comunes: utilizados en diversas disciplinas, su tratamiento difiere en función de la naturaleza del contenido conceptual.
• Específicos: derivado del método propio de una disciplina concreta

SEGÚN LA NATURALEZA DE LAS ACCIONES

MOTRICES: Se sitúa en la naturaleza corporal o física de las acciones que son parcialmente observables.

COGNITIVOS: Se sitúa en la naturaleza interna, simbólica o mental de las acciones.

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DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

El conjunto de elementos que constituyen la estructuras de un procedimiento específico es el siguiente:

PORTADA

 Todo procedimiento tendrá una primera página, denominada portada, en la que aparecerán los siguientes ítem:

ENCABEZADO

Aparecerá en todas las páginas del documento, en él aparecerá y se indicará:

• Logotipo de la empresa
• Consideración de procedimiento mediante la cabecera PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
• Numero de revisión y fecha de la misma.
• Entrada en vigor del procedimiento, desde su edición inicial.

TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO

Titulación del procedimiento que se desarrollará según la siguiente codificación

• PRE: Siglas indicativas de Procedimiento Específico.
• ORGANIZACIÓN: Abreviatura correspondiente a la organización.
• XX: Pareja de dígitos que hará referencia al capítulo de la norma ISO 9001 en el que se encaja el procedimiento.
• YY: Número que corresponde al procedimiento dentro del mismo capítulo de la norma ISO 9001.

INDICE

Se reflejarán en él todos los apretados del procedimiento.

RECUADROS

• Nombre y Apellidos de la persona que realiza la revisión del Procedimiento.
• Fecha en la que se ha realizado la revisión del Procedimiento.
• Firma de la persona que ha realizado la revisión del Procedimiento.
• Nombre y Apellidos de la persona que realiza la aprobación del Procedimiento.
• Fecha en la que se ha realizado la aprobación del Procedimiento.
• Firma de la persona que ha realizado la aprobación del Procedimiento.

PIE DE PAGINA

En el pie se indicará lo siguiente:

• PRE-ORGANIZACIÓN-XX-YY. Según lo indicado anteriormente.
• Nombre del procedimiento
• Número de páginas: número de la página y número total de páginas.

1 OBJETO

Este apartado es obligado y se numera con el 1.

En él se expondrá la actividad o actividades que se describen en el documento.

2 ALCANCE

Este apartado es obligado y se numera con el 2.

Aquí se delimita el ámbito de aplicación de las actividades recogidas en el punto 1 (objeto).

3 REFERENCIAS

Este apartado es obligado y se numera con el 3.

Se incluirá un listado con todas las normas, documentos, capítulos del manual de calidad, procedimientos u otros documentos que complementen o sean necesarios para la aplicación del documento.

4 DEFINICIONES

Este elemento es obligado y se numera con el 4.

Se deben incluir las definiciones de los conceptos utilizados en la redacción del documento y cuya interpretación pudiera inducir a error o que bien no sea de uso común. En el caso de que no se considere necesaria la definición de ningún término de los recogidos en el procedimiento, se podrá omitir esta cláusula eliminando este título y su numeral del conjunto del procedimiento.

5 RESPONSABILIDADES

Este apartado es obligado y se numera con el 5.

Aquí se recogen las responsabilidades de los distintos intervinientes en los distintos aspectos que se contemplen en el documento.

Las responsabilidades se asignan a cargos o funciones, nunca nominalmente.

La explicación de estas responsabilidades debe ser clara, concreta y sucinta.

6 DESARROLLO

Este apartado es obligado y se numera con el 6.

Aquí se describen, por orden cronológico, las etapas o pasos necesarios para realizar las actividades que son objeto del procedimiento, incluyendo, entre otros, criterios de aceptación/rechazo, medios a utilizar, calificación del personal; si procede.

7 REGISTROS

Este elemento es obligado y se numera con el 7.

En él se recogerá el título de todos los registros que dependen del procedimiento de que se trate.

8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Este apartado es obligado y se numera con el 8.

Se deben indicar los puestos de la organización que han de disponer de una copia controlada del documento.

9 HISTORIAL DE REVISIONES

Este apartado es obligado y se numera con el 9.

Se indicará el número de la Revisión del Procedimiento, la fecha en la que se ha realizado u las causas del cambio.

La información se recogerá en una tabla.

10 ANEXOS

Este apartado es obligado y se numera con el 10.

Se indicarán todos los anexos del procedimiento, se numerarán (con cifras arábigas) y se incluirá el título y referencia.

Como anexos se incluirán, siempre que se considere oportuno, los diagrama de flujo que sean necesarios para realizar una descripción sinóptica del desarrollo de las actividades objeto del procedimiento, y de los modelos de formatos de los registros generados por éstas.

DIAGRAMACION DE PROCEDIMIENTOS:

I. SIMBOLOGÍA

En todos los diagramas utilizaremos los símbolos que a continuación se describen.

TERMINAL:(círculo elongado). Se utiliza para indicar el principio y fin de un proceso. Normalmente la palabra inicio o fin es la que se usa en el símbolo.

DECISIÓN:       (Rombo). Permite alterar la secuencia de un proceso de acuerdo a una pregunta que se escribe dentro del rombo. El flujo toma uno de dos caminos, si la respuesta es afirmativa o negativa. La continuación natural del flujo debe corresponder a la respuesta afirmativa y para ello hay que elaborar la pregunta de la manera que convenga

ACTIVIDADES: (Rectángulo).  Se  utiliza  para  describir  las actividades que componen el proceso. Hay que iniciar la descripción de las actividades, siempre con un verbo activo y hacer un esfuerzo por  resumir con  claridad,  para  aprovechar  el  poco  espacio disponible. Esta descripción es un paso crítico en la diagramación y análisis de un proceso.


DIRECCIÓN DE FLUJO: (Flecha). Se utiliza para conectar dos símbolos secuenciales e indicar la dirección del flujo del proceso.

CONECTOR: (Círculo Pequeño con Flecha). Se escribe una letra en su interior y sirve para conectar dos símbolos que están en secuencia y en la misma hoja del diagrama, paro unirlos implica cruzar líneas o deteriorar la estética. Siempre son parejas y en ambos debe aparecer la misma letra.

MOVIMIENTO: (Flecha Ancha). En su interior se describe una actividad que corresponda al movimiento físico de cosas, de un lugar a otro.  Movimiento entre oficinas, correo, transporte de cualquier tipo, etc.

TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA: (Flecha Ancha con una E). En su interior se describe una actividad que corresponda al movimiento electrónico de información o formatos. Cubre Fax, Teléfono y Redes.



INSPECCIÓN: (Círculo Grande). Se utiliza para indicar que el proceso se detiene para realizar una evaluación. Puede representar un punto donde se requiere una firma de autorización.

DOCUMENTACIÓN: (Rectángulo con Fondo Curvo). Se utiliza para indicar que la salida de una actividad es información en papel. Puede  tratarse  de  un  informe,  una  carta  o  un  listado  de computadora.

RETARDO: (Rectángulo Redondeado). Se utiliza par indicar que el proceso se detiene en espera de autorización o por cuestiones de logística o de trámite.

ALMACENAJE:  (Triángulo  Invertido).  Representa  la  actividad deliberada de almacenaje, en la cual la salida del almacén requiere una orden específica.

ANOTACIÓN (Rectángulo abierto). El extremo de la línea punteada se coloca sobre alguna parte importante del diagrama y dentro del rectángulo, se escribe alguna aclaración, advertencia, instrucción especial o cualquier comentario que se considere necesario, acerca de esa parte del diagrama. El rectángulo se debe colocar separado del proceso, de manera que no complique el dibujo.

SALTO DE PÁGINA. (Pentágono Invertido). Se utiliza para conectar dos símbolos que están en secuencia, pero en diferente página. Siempre deben ser parejas y llevan la misma letra en su interior.

ALGUNAS VENTAJAS

 Capacitación de personal de nuevo ingreso en la empresa o en el puesto. 

 Verificación del proceso real respecto del proceso diseñada

 Detección  de  actividades  o  grupos  de  actividades  que  reducen  la  calidad  y  la productividad

. Facilitan la coordinación y la comunicación.

Facilitan el análisis de opciones de mejoramiento.

                  

ASPECTOS IMPORTANTES

Es indispensable estandarizar la elaboración de diagramas, para que todos puedan leer lo mismo e igualar las interpretaciones. Los diagramas más útiles contienen palabras y frases entendibles por cualquier persona.

El primer paso en la diagramación, es determinar los límites del proceso que se analizará. Luego se deben de establecer los productos que salen del proceso y los insumos que entran. Resulta muy importante no tratar de detallar demasiado conservando el mismo nivel de detalle en todo el diagrama; mezclar actividades detalladas con actividades resumidas, normalmente conduce a confusiones.

Un vez que se tiene un diagrama con un nivel de detalle uniforme, cada uno de tos cuadros de actividad puede ser considerado un proceso; los diagramas de dichos cuadros constituyen el siguiente nivel de detalle.  De esta forma se puede ir penetrando en el detalle hasta donde resulte conveniente.

Es obligatorio verificar los diagramas respecto de la realidad, con el propósito de corregir cualquier mala interpretación u omisión que pudieran contener.

Es indispensable que todos los diagramas tengan claramente especificados:     la fecha de elaboración o actualización, un número de versión y el nombre o nombres de quienes lo elaboraron.

Es muy difícil hacer un diagrama perfecto desde la primera vez, frecuentemente es necesario realizar algunas modificaciones conforme se logra un mayor conocimiento de las situaciones.  Es muy sano estar preparado para modificar el diagrama, basta lograr que represente de la mejor manera al proceso que estemos estudiando, es una labor de ensayo.